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9 dicas para dominar o seu email

O email é uma das melhores e das piores invenções de sempre. Tem o potencial de aumentar a sua produtividade, sem limites, ou de afogá-lo completamente numa onda incontrolável, onde será "morto por correspondência".

Alguns empreendedores e pessoas de negócios famosos, particularmente Timothy Ferris, autor do livro "4 horas por semana", abominam completamente a utilização do email. No entanto, embora isso seja possível para aqueles que conseguiram colocar os seus negócios a funcionar de forma autónoma através dos serviços de outras empresas, para a maioria de nós viver livre de emails não é uma possibilidade.

Aqui ficam as nossas 9 dicas para tornar o dia-a-dia do seu email um pouco mais fácil

1. Não ao spam. Nem todos os e-mails são criados de igual forma. Definitivamente, utilize um com um filtro excelente de spam, para que o lixo eletrónico nunca lhe apareça à frente. Existem muito poucas coisas tão entediantes como procurar uma mensagem importante entre montanhas de lixo.

2. Método. Trabalhe de cima para baixo, um e-mail de cada vez. Abra cada e-mail e decida o que fazer imediatamente. As suas opções são: apagar, arquivar, responder rapidamente, colocar na sua lista de coisas a fazer, realizar a tarefa imediatamente, ou, finalmente, reencaminhar. Assegure-se que, para cada opção, o e-mail é finalmente arquivado ou excluído; nunca os deixe na caixa de entrada. E prossiga rapidamente, avançando para o próximo e-mail. Assim que ganhar prática, conseguirá despachar uma dúzia de emails muito rapidamente.

3. Grupos de tarefas. Alguns trabalhos acumulam grupos de pequenas tarefas que exigem resposta de emails rápidos, de 10-15 segundos. Se recebe um grande número destes ao longo do dia, pode criar uma regra ou uma pasta, para que depois possa lidar com todos os emails semelhantes ao mesmo tempo. Este tipo de grupo de tarefas é particularmente útil se precisar, por exemplo, de processar uma grande quantidade de pagamentos, ou assinar muitos pedidos semelhantes ao longo do dia.

4. Sem "tarefas para fazer". Tente não misturar o seu email com as coisas que tem para fazer. Se deixar emails que precisam de uma ação necessária na sua caixa de entrada, vai acabar por utilizar a sua caixa de entrada como um sistema de tarefas exterior. Em vez disso, crie uma nota da acção necessária num sistema externo, por exemplo numa aplicação ou num post it, e então arquive o email. Ainda terá que realizar a tarefa, mas pelo menos agora tem-no apontado numa lista legítima, em vez de manter a sua caixa de entrada cheia.

5. Regras. Se utilizar sites de compras ou subscrever listas de envios de publicações, vai perceber rapidamente que a sua caixa de entrada é inundada com mensagens de várias subscrições que aceitou involuntariamente, bem como com notificações e confirmações. Crie "regras" para arquivar imediatamente estes emails, para que possa lidar com eles de uma forma mais lógica. Se as regras lhe parecem um pouco complicadas, pode sempre associar estas subscrições a outro email.

6. FAQs. Um método para evitar e-mails com perguntas comuns ou repetitivas é criar uma secção de Perguntas Frequentes no site da empresa, com base nos assuntos que os clientes mais questionam. Mesmo que continue a receber mensagens com as mesmas perguntas, em vez de perder tempo a responder, poderá simplesmente reencaminhar o remetente para o website.

7. Para os corajosos... Não tenha medo de apagar ou arquivar emails. Pergunte-se: "o que é o pior que pode acontecer?" Se a resposta não for demasiado má, basta apagá-lo e seguir em frente. Não consegue responder a tudo, por isso escolha os mais importantes e responda a estes.

8. Poucas palavras. Depois de filtrar os emails a que decidiu dar resposta, não desperdice todo o tempo que já poupou a escrever respostas enormes para tudo. Limite-se a cinco frases no máximo e lembre-se que os bullet points são seus amigos. Mantenha a mensagem curta e poderosa - irá surpreender-se com o quão mais claro e confiante irá soar.

9. Faça tudo. Tal como com o agrupamento de emails semelhantes para dar resposta mais eficientemente, todo o seu processo de e-mail deve ser uma operação em massa. Quando abrir a caixa de entrada, passe por tudo até terminar, e está despachado. Siga uma regra: não há emails deixados para trás. Lide com todos de uma vez!

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