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Aumentar a produtividade de forma inteligente

Como profissional, empresário, ou alguém com um estilo de vida agitado, saberá que há, definitivamente, momentos de altos e baixos. No entanto, não deve deixar que a falta de motivação e a procrastinação se coloquem no seu caminho.

Existem muitas ferramentas e dicas que pode utilizar para ajudar à produtividade, como temporizadores, aplicações de listas de tarefas, ou extensões que bloqueiam as redes sociais, mas todos estes tratam os sintomas da improdutividade e não a sua fonte.

Neste artigo, pode ler sobre como pode livrar-se de maus hábitos e criar novos. Não é uma lista exaustiva das coisas que pode fazer, mas pondo algumas delas em prática, pode resultar num efeito global positivo na sua vida, no seu negócio e no seu sentimento de realização.

Planeie, não reaja.

Faça um plano diário. Vai perceber que pode ajudá-lo de muitas maneiras diferentes - em vez de reagir a situações, vai responder, e há uma grande diferença. Responder é baseado no seu plano e é eficiente, enquanto que reagir e improvisar apenas causa stress.

Comece o seu dia na noite anterior

Planeie o que vai fazer no dia seguinte, todas as noites antes de ir para a cama, e faça uma lista rápida.

Exclua o que não é importante

Se não é absolutamente necessário que faça alguma coisa, retire-o da sua lista. Já é ocupado o suficiente.

Mantenha um calendário

Muitas pessoas têm vários calendários. Sincronize-os num único calendário a que possa aceder no seu telemóvel, para que saiba sempre o que tem planeado para o dia. Também pode ser útil partilhar o seu calendário com algum colega.

Pratique exercício

Praticar algum tipo de exercício todos os dias dar-lhe-á níveis de energia mais elevados e ajudá-lo-á com a sua produtividade. Praticar exercício também melhora o fluxo de sangue em todo o corpo e para o cérebro, aumentando os seus níveis diários de energia e a sua capacidade de concentração.

Deixe o melhor para o fim

Faça a pior tarefa da sua lista em primeiro lugar. Vai dar-lhe o incentivo para a terminar mais cedo, para que possa passar para tarefas mais agradáveis.

Faça uma pausa

Não trabalhe intensivamente na mesma tarefa por horas a fio. O seu poder de concentração vai sofrer com isso, bem como a sua visão se trabalhar em frente a um ecrã. Em vez disso, trabalhe por períodos de 25-30 minutos, com uma pequena pausa no fim. Isto irá ajudá-lo a dividir o seu trabalho em tarefas mais pequenas e mais fáceis de gerir.

Desista do multitasking

A pior coisa que pode fazer é começar uma tarefa, afastar-se e esquecê-la. Se começar alguma tarefa, continue até que consiga riscá-la da sua lista, ou poderá ficar ali para sempre.

Agrupe tarefas

Se tem um conjunto de pequenas tarefas que são muito semelhantes (como, por exemplo, responder a emails), agrupe-as e faça todas de uma vez. Não lavaria cada par de meias depois de as sujar, por isso agrupe também as suas outras pequenas tarefas.

Mantenha os outros informados

Se o seu trabalho afeta outras pessoas, mantenha-os informados sobre o seu estado. Os seus colegas apreciarão as informações, e assim tentará esforçar-se por manter o prazo acordado.

Delegue trabalho

Se tem uma equipa consigo que é capaz de fazer as coisas que precisa, então deixe-os fazê-lo. Existem livros e livros escritos sobre este assunto, mas o princípio básico é delegar trabalho e deixar que os seus colegas façam as coisas que precisa, sempre que possível.

Evite reuniões

Antes de se envolver em qualquer tipo contacto cara-a-cara, pergunte-se: "há alguma coisa que precisamos discutir, hoje, que não pode ser feito via email?" 90% das reuniões são uma perda crónica de tempo, por isso tente evitá-las e nunca participar de uma reunião sem uma agenda estruturada.

Terminar antes de sair

Mesmo se não conseguir chegar ao fim da sua lista de afazeres, certifique-se que termina a tarefa que tem em mãos antes de sair. Deixar tarefas a meio para acabar no dia seguinte é uma espiral descendente em direção à improdutividade.

Auto-avaliação

Não se torna melhor ou mais produtivo se continuar a fazer as mesmas coisas dia após dia. Autoavalie-se com frequência para ver como vão as coisas, e faça alterações na sua atitude. É a única forma de se tornar melhor e mais produtivo a longo prazo.

Durma o suficiente

Ter uma boa noite de sono desempenha, definitivamente, um papel importante no seu nível de produtividade. A falta de sono está associada a um desempenho mental pobre e afeta negativamente a sua capacidade de concentração e a sua capacidade de tomar deicisões. Um dia produtivo começa na noite anterior, e como dorme é parte disso.

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